대량의 메일에 휘둘리지 않기 위한 실용적인 7개의 가이드

‘수신할 메일 수가 너무 많아서 고민하고 있다.’ 이런 소리를 자주 듣습니다. 이런 분들은 메일의 받은 편지함을 보는 것이 얼마나 우울인지를 이야기하지만, 이것은 달게 받아들이거나 감수해야만 하는 것은 아니라고 생각합니다.

링크드인(LinkedIn)의 CEO인 제프 와이너(Jeff Weiner)씨는 수년에 걸쳐, 이메일의 받은 편지함을 효과적으로 관리하고, 메일에 휘둘리지 않도록 하는 몇 가지 실천 지침을 만들어 냈습니다. 이번 글에서는 제프 와이너씨가 만든 그 가이드 라인, 지침에 대해 소개해 보도록 하겠습니다.

1. "받는 메일의 수를 줄이고 싶다면 보내는 메일을 줄일 것"

어쨌든 보내는 메일의 수를 줄일 것. 바보처럼 간단한 대답으로 보일 수도 있지만, 제프 와이너씨는 이것이 메일 관리의 황금 법칙이라는 것을 알게 되었다고 합니다.

제프 와이너씨는 이전에 근무하고 있던 회사의 경험으로부터 처음으로 깨달았습니다. 당시 그 회사에서 일을 함께 했던 두 명의 동료가, 몇 주 사이에 모두 퇴사해 버리고 말았습니다. 두 사람 모두 커뮤니케이션 능력이 뛰어난 사람으로, 장시간 열심히 일을 하느라 대량의 메일을 보내고 있었습니다. 그가 그들과 일하던 때에는 이 정도 양의 메일 교환이 당연하다고 생각했는데, 그들이 떠난 후에 보니 주고 받는 메일의 양이 무려 20~30% 정도 줄어들게 되었음을 알아차리게 되었습니다.

받은 편지함에는 그들의 메일만 있었던 것이 아닙니다. 와이너씨가 그들에게 보낸 답장, 메일의 내용에 따라 추가된 사람들의 답장, 그 이후 메일의 복사본을 받은 사람의 답신 등도 포함됩니다.

이 큰 변화를 깨달은 후, 와이너씨는 꼭 필요한 메일 외에는 쓰지 않도록 하는 실험을 하게 되었습니다. 그 결과, 메일의 수가 절대적으로 줄어 받은 편지함이 더 관리하기 쉬워졌다고 합니다. 그리고 이 규칙을 지금까지도 계속해서 지켜오고 있다고 하는군요.

2. ‘읽지 않음으로 표시’ 기능을 사용

지메일(Gmail), 아웃룩(Outlook), 네이버 메일, 다음 한메일의 받은 편지함에 있는 각 메일을 클릭해서 선택하거나 혹은 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해서 메뉴를 띄우면 몇 가지 기능 중 하나를 선택해 사용할 수 있습니다. 그 중 하나가 "읽지 않음"입니다. 그런데 이 "읽지 않은 메일로 바꿔주는 기능"을 사용하면서 제프 와이너씨는 근본적으로 일하는 방식이 바뀌었다고 합니다.

메일을 읽지 않은 상태로 되돌리면, "시간들 들여 회신해야 하는 것”과 “중요하지 않기 때문에 지워야 할 것”을 받은 편지함을 한 번 보는 것 만으로 바로 알 수 있게 됩니다.

제대로 된 대답을 나중에 쓰고 싶은 때는, 일단 전체적으로 메일을 한 번 읽은 후 읽지 않음 표시한 메일에 대해 답신을 보내는 것입니다. 처리가 필요한 중요한 메일에 ‘읽지 않음’ 표시를 하는 이 방법을 사용 하는 것으로, 중요한 메일에 답장을 하지 못한 채 차례 차례로 오는 메일에 밀려 소중한 메일이 화면에서 사라져 버리는 두려움의 압박감에서 조금 해방됩니다. 또한 이후에 할 일의 To Do 리스트(할 일 목록)로도 활용할 수 있습니다.

읽지 않음 표시를 해둔 메일은, 일의 내용을 마무리 짓는 것도 포함하여 가능한 한 그 날이 끝날 때까지 대응하고 있다고 합니다. 모든 것을 그날에 끝내지 못할 경우, 다음날 그 전날에 읽지 않음 표시한 메일부터 작업을 시작하는 것이지요.

3. 생활 습관 형성하기

지난 몇 년간, 와이너씨는 일이 있는 날은 정해진 습관대로 생활했다고 합니다. 아침 5시 ~ 5시 30분 사이에 일어나 이메일의 받은 편지함을 스윽 살펴 보는 것에 약 1시간, 그날의 뉴스를 확인하고 아침을 먹으며, 아이와 가볍게 놀고, 또 운동을 하고 난 뒤 회사에 가는데 대략 2시간 정도 사용한다고 합니다. 집에 돌아와서는 딸을 침대에 재워 놓고, 아내와 함께 저녁을 먹고 휴식을 취하면서 여느 때와 다름 없이 TV를 본다는군요. 물론, 광고가 나오거나 프로그램에서 지루한 부분이 나오고 있다면 스마트폰으로 잠깐 잠깐씩 읽지 않은 메일을 정리한다고 합니다.

이 일정을 지키기 시작한 이후부터, 메일의 받은 편지함 관리가 매우 편해졌다고 합니다. 며칠 동안 어딘가에 나갈 일이 있거나, 아무리 바쁜​​ 날이라도 이 습관과 생활 형태를 조금도 바꾸지 않도록 매번 노력해 왔다고 합니다. 받은 편지함을 산뜻하게 하고 나면 그만큼 기분이 좋아지는 것입니다.

받은 편지함에 메일이 쌓이게 되면, 다양한 문제가 발생합니다. 예를 들면, 전날 읽지 않은 메일이 증가하기 시작하면 압박감이 느껴집니다. 실제로 메일이 많이 쌓이게 되면, 모든 것이 나쁜 방향으로 나아가기 시작합니다. 이렇게 되는 것을 피하는 가장 좋은 방법은, 생활 습관과 방식을 일정하게 형성해 가능한 한 그것을 확실히 실행하도록 하는 것임을 알 수 있습니다. 조금만 신경 쓴다면 누구에게나 가능하다고 생각합니다.

4. 메일의 말은 정확하게

어린 시절에 해봤을 법한 ‘말 전달하기’ 게임을 기억하고 계십니까? 반의 학생들이 원을 이룬 다음, 옆 사람에게 전달 받은 문장을 몰래 귓속말로 이야기 해주는 그 놀이를 말이지요. 원의 마지막 한 사람이 자신이 전해들은 것을 발표할 때, 원래 말과는 다른 재미있는 말이 나오는 것이 이 게임의 즐거움 중 하나입니다. 이것이 초등학교 3학년 교실에서 일어난 일이라면 배를 잡고 웃는 것으로 끝이 나겠지만, 일에서 이렇게 한다면 최악입니다.

말 전달하기 게임과 마찬가지로, 이메일로 쓰는 말은 애매한 것이나 오해 받을 만한 말은 피하고 신중하게 선택해야 합니다. 가장 먼저 말을 선택하는 사람이 더 정확한 단어를 사용하게 되면, 이후의 메일에서도 오해나 내용을 명확히 하기 위한 질문이 줄어들게 됩니다. 결과적으로 자신도, 동료나 팀 구성원도, 좀 더 자신의 일에 집중할 수 있게 됩니다.

5. 대상에 누구를 넣을지 생각하기

"To (받는 사람)"과 "Cc (참조)"를 거의 동일하게 생각하는 분이 많은 듯 하지만, 실제로는 다릅니다. 자신의 이메일이 누구에게 보내는 것이고, 그 메일에 답장해 줘야 할 사람이 누구인지를 명확하게 하기 위해 "To"를 사용합니다. 그 메일을 읽어 두는 것이 적절하다고 생각되는 사람에게 사본을 보낸다는 의미에서 "Cc"를 사용합니다.

나중에 메일의 내용이 벗어나 버리지 않게 하려면, 회신해 주었으면 상대를 명확하게 하는 것이 가장 좋습니다. 사실 누군가 한 명의 답장을 원하는데 "To"에 6명을 넣게 된다면, 6명이 각자 개별적으로 답신을 보내, 예기치 않은 결과를 초래하게 됩니다.

6. 제대로 답변하기

이건 상당히 간단한 일입니다. 메일의 수신인 (To)에 자신의 주소가 들어있는 이메일을 수신한 경우, 그 메일에 대해서는 시간을 들여 제대로 답변해야 합니다. 답장 할 때는, 말이 적은 편이 좋습니다. "감사합니다", "확인했습니다", "알겠습니다"와 같은 형태로 말이지요. 이제 보낸 사람은 당신이 메일을 잘 받았음을 알게 되어, 그 이상의 정보를 보낼 필요가 없어져 상대의 일이 하나 끝나게 됩니다.

만일 제대로 답변을 하지 않았다면, 보낸 사람은 여러분이 메일을 봤는지도 모르고 불안하게 될 뿐만 아니라, 거의 같은 내용의 메일을 다시 보내 오는 경우가 많습니다. 게다가, 받을 사람 입력란에 답장을 받고자 하지 않는 사람을 몇 명 씩이나 넣어 두면, 인원이 많을수록 그만큼 받은 편지함도 혼란스러워 집니다.

7. 미묘한 내용은 오프라인으로 직접 전달

이메일은 올바른 방법으로 사용하면 생산성을 향상시키는 가치 있는 도구입니다. 하지만 한 걸음 잘못 사용하면 혼란을 불러오게 됩니다. 혼란을 불러오는 가장 나쁜 예로는, 세세한 뉘앙스와 미묘한 내용을 전하고 싶을 때 이메일을 사용하여, 오히려 논란에 노출되거나, 오해를 받아 공격적인 메일이 되돌아 오기도 합니다. 메일 속의 생각지도 못한 말이 계기가 되어, 상대가 화를 내거나 오해하게 되는 것은 자주 있는 일입니다. 그 사람에게는 두 번 다시 같은 말을 사용하지 않도록 해야겠지요.

이메일을 비롯한 온라인 상에서, 적개심을 드러낸 논의에 휘말려 버린 경우에는 어떤 때에라도 반응하는 것을 그만둡시다. 전화하거나 상대방의 회사에 가서 직접 대화를 하도록 합니다. 얼굴을 맞대고 말하게 되면, 메일의 사소한 부분에서 잊혀진 소중한 부분을 전하는 것이 가능해져, 불필요한 토론이나 말다툼이 싸움으로 발전하는 것도 막을 수 있습니다.