바쁜 사람에게 이메일을 보내는 방법, "3-B 플랜"

영향력 있는 사람 (즉 바쁜 사람)과 접촉을 취하고 싶다면 올바른 메일 작성법을 배울 필요가 있습니다. 세계적으로 소셜 미디어가 화제를 모으고 있지만, 실제로 많은 사람들이 주요 통신 수단으로 이메일을 사용하고 있습니다. 비즈니스 현장에서도 Twitter 대신 이메일로 주요 사항을 주고 받고 있습니다. 마케팅 관련 블로그 중에 "Sparring Mind"라는 곳이 있습니다. 이 곳을 둘러보다 보니 블로그의 저자 Gregory Ciotti씨가 쓴 글이 눈에 띄더군요. 바쁜 사람에게서 답변을 받을 수 있는 메일 작성법 지침인 "3-B 플랜"을 소개하고 있었습니다. 읽어보니 내용이 좋더군요. 그래서 핵심 내용만 추려낸 다음 제 블로그에도 그 내용을 옮겨 봅니다. 꼭 참고해 보시길 바랍니다!

왜 올바른 메일을 쓰는 것이 중요한가?

"메일 작성법에 고민 할 필요는 없어. 어떻게든지 내용 전달만 되면 OK 아닌가? 작가가 될 것도 아니고..." 이렇게 생각하는 사람도 있을지 모르지만 큰 실수입니다. 인맥과 개인 브랜드를 진지하게 구축하고 싶다고 생각하고 있다면, 영향력 있는 사람들에게 올바른 메일을 보내는 방법을 배워야합니다. 영향력 있는 사람은 "바쁜 사람"이기도 합니다. 우연한 만남 등을 기대해서는 안됩니다. 만약 있었다고 해도, 거기에서 관계를 연결시킬 수 있는지는 자기 자신에게 달려 있습니다.

Twitter는 너무 허물이 없고, 전화는 조금 뻔뻔하게 보일지도 모르는 일. 초면에는 메일이 가장 좋습니다. 그러나 여기에서 주의가 필요합니다. 바쁜 사람은 받은 편지함이 "할 일 목록"으로 보이고 있을 겁니다. 메일은 최대한 빨리 처리하고 싶어합니다. 바쁜 사람에게서 답장를 받고 싶다면 그만한 기술과 지침이 필요합니다.

아래에 성의껏 보낸 메일이 휴지통 행이 되지 않기 위한 지침을 소개합니다.

메일을 읽도록 만들기 위한 "3-B 플랜, 계획"

한 사람이 메일을 받고 나서 읽을까 휴지통에 넣을까를 결정할 때 다음의 3 단계를 거쳐 판단하게 됩니다.

1. 누구로부터의 메일인가? (스팸이 아닐까?)
2. 메일의 목적은 무엇인가?
3. 메일을 처리하는데 어느 정도 시간이 걸릴 것인가?

이 3 단계를 통과 하는것은 보기 보다 어렵습니다. 상대가 바쁜 사람이라면 더욱 그렇습니다.

따라서 메일을 읽도록 만들려면 지침이 필요합니다. 위 블로그의 저자는 이것을 "3-B 계획"이라고 부르고 있었습니다. 위 저자는 메일을 보내기 전에 이 지침을 준수하는지 두 번 확인한다고 합니다. 그 덕분에 그의 메일은 놀랄 만한 답변율을 자랑하고 있다고 하는군요.
 

간결하게 (Brevity)

바쁜 사람은 무엇보다 간결함을 추구합니다. 매일 50~100 통의 메일을 수신하는 사람도 있습니다. 메일을 읽어주길 바란다면, 가능한 한 짧게 해주세요.

저도 메일 "길이"에 제한을 두고 있지는 않습니다. 케이스 바이 케이스, 즉 상황과 경우에 따라 다르기 때문입니다. 하지만 적어도 한 번은 메일을 첨삭하여 불필요한 정보를 제거합니다. 간결함에 주의를 기울여야 합니다. 아무도 파란만장한 인생 이야기를 이메일로 읽고 싶어하지 않습니다. 간단하게 "누가",  "무엇을",  "왜" 하고자 하는지를 알고 싶은 것 뿐입니다. 즉시 업무에 복귀 할 것이기 때문입니다.

단도직입적으로 (Blunt)

요구 사항은 단도직입적으로 구성합니다. 지적이거나 혹은 고상하게 보이려고 미사여구를 동원하지 않는게 좋습니다. 이야기나 농담은 대화나 문장 구성법의 기본이지만, 메일에는 필요하지 않습니다. 빨리 읽을 수 있고 즉시 회신 할 수있는 메일을 쓰십시오.

또한, 메일 제목은 가능한 요구 사항을 명확하게 알 수 있는 것으로 합니다. "세 가지 질문이 있습니다"와 같이 요구 사항의 수를 적어 답신에 걸리는 시간을 추측 할 수 있도록 하는 것도 좋은 방법입니다.

기본으로 돌아가자(Basic)

믿을 수 없는 일이지만, 마치 뉴스레터와 같은 형태의 메일을 보내는 사람이 있다고 합니다. 예를 들면, 사진이 한 가득 첨부되어 있어 메일을 읽으려면 일일이 "사진보기"를 클릭해야 하는 것입니다. 또한 첨부 파일이 대량으로 포함된 메일도 가끔 있다고 하는군요. 처음으로 이메일을 보내는 상대에게 이렇게 하는건 좀... 상식적이지 않다고 봅니다.

마케팅 블로그의 저자는 그런 사람에게 이 말을 해두고 싶다고 합니다.

" Keep it simple, stupid (심플하게 해! 이 바보야) "

얼핏 보기엔 기분 나빠 보일지도 모르는 말이지만, 사실 저 문구는 상당히 유명한 문장으로 "KISS 원칙"을 대표하는 말입니다. 해외 프로그래머 사이에서 자주 통용되는 말로 과학 이론의 오컴의 면도날 원칙과도 관련성이 있다고 하는군요. 독서의 계절 가을, 지성을 풍부하게 하는 의미로 두 단어의 의미를 찬찬히 살펴보는 시간을 가져보는 것도 좋지 않을까 생각해 봅니다. ^^