한 번은 사용해 봐야 할 구글 드라이브 부가 기능 4가지

오래 전, 생산성 매니아라면 문서를 작성하거나 스프레드 시트로 자료를 정리하기 위해 데스크톱 컴퓨터 프로그램을 의심의 여지 없이 사용했습니다. 그런데 이제, 인터넷과 클라우드 컴퓨팅이 발전한 덕분에 구글 드라이브(Google Drive)와 같은 환상적인 제품이 매일의 생산성을 향상시켜 줍니다.

무엇이 구글 드라이브와 같은 서비스를 이렇게 멋지게 만들어 줄까요? 제품에서 바로 발견할 수 있는 목적의 가지 수는 표면적인 것에 불과합니다. 조금만 더 활용하면 자산 관리 도구나 자료나 아이디어를 수집하는데 사용할 수 있고, 지메일(Gmail) 같은 다른 서비스를 자동화 할 수도 있습니다.

여기서의 핵심은 일상 속에서 구글 스프레드 시트나 문서 도구를 잘 활용하는 것이며, 이렇게 하는 가장 좋은 방법은 공개되어 있는 최고의 부가 기능 중 일부를 사용해 이 서비스들을 강화하는 것입니다.

구글 문서 도구와 스프레드 시트는 모두 있는 그대로도 놀라운 무료 서비스입니다. 하지만 아래에 있는 것과 같은 부가 기능을 더하면, 이 도구들에 정말 새 생명을 불어 넣을 수 있습니다. 이 중 하나를 얻으려면, 구글 스프레드 시트 나 문서로 이동해 들어간 다음, 편집 화면의 "부가 기능" 메뉴에서 "부가 기능 열기"를 선택하기만 하면 됩니다.

에이블비츠(AbleBits)는 실제로 마이크로소프트 엑셀(Microsoft Excel)을 위한 전문적인 유료 부가 기능을 제공하는 회사입니다. 이들은 일치하는 자료만을 기반으로 시트들을 병합하거나, 여러 개의 통합 문서를 쉽게 병합할 수 있도록 하는 등 시간을 절약하게 하는 기능을 제공합니다.

구글 드라이브 사용자를 위해서는 운이 좋게도, 에이블비츠는 구글 드라이브를 위한 매우 유용한 부가 기능을 여럿 제공합니다. 정확하게는 6가지이지요.

사람의 이름을 각각의 컬럼으로 분할하거나 (Split Names), 또는 어떤 범위든지 무작위로 암호를 생성하는 하는 것처럼 (Random Generator) 보다 더 특화된 부가 기능에서 용도를 발견하게 될지도 모릅니다. 그런데 사용할 수 있는 가장 유용한 부가 기능 중 하나는 확실히 고급 찾기 및 바꾸기(Advanced Find and Replace) 도구입니다.

에이블비츠의 찾기 및 바꾸기 부가 기능은 스프레드 시트에서 진정으로 발전된 찾기 및 바꾸기 기능을 사용할 수 있게 해줍니다. 값을 검색할 수 있을 뿐만 아니라, 시트의 메모나 수식까지 검색 할 수 있도록 합니다. 특정 시트의 이름을 선택할 수 있고, 현재 사용 중인 활성 시트나 혹은 통합 문서의 모든 시트를 검색 할 수도 있습니다.

에이블비츠의 정말 유용한 또 다른 부가 기능으로는 값 병합(Merge Values) 도구가 있습니다. 서로 다른 열 내부에 있는 데이터에 정말 창의적인 몇 가지 조작을 할 수 있게 해주고, 어떤 결과든 알려주는 대로 그 열에 최종 결과를 위치시킵니다.

엑셀(Excel)이나 다른 스프레드 시트 프로그램이었다면, 이런 종류의 조작이 좀 더 많은 문자열 수식을 필요로 했을지도 모르지만, 이 부가 기능으로는 훨씬 경험이 부족한 사용자도 최소한의 노력으로 바로 여러 열의 데이터를 쉽게 합치고 섞을 수 있습니다.

에이블비츠 부가 기능 중에는 중복 제거하기(Remove Duplicates) 부가 기능도 있는데, 현재 사용 중인 활성 시트 내에 있는 중복 값이나 고유한 값을 찾을 수 있도록 해주고, 두 개의 시트 사이를 비교해 중복 값이 있는지를 확인해 볼 수도 있게 해줍니다.

중복 찾기(부가 기능 메뉴 > Remove Duplicates[중복 제거] > Find duplicates or uniques[중복이나 고유 값 찾기])를 선택하면, 부가 기능이 검색할 범위와 데이터를 선택하는 마법사로 안내합니다.

그런 다음, 정확히 어떤 종류의 데이터를 찾으려는 것인지 정의 할 수 있게 해줍니다. 여기서 찾는 것은 시트 안에 있는 모든 중복이 될 수도 있고, 혹은 시트 내의 어떤 값이 정말로 다른 값과 일치하지 않는 고유 값인지를 찾는 것이 될 수도 있습니다.

물론, 중복을 찾는 건 좀 더 흔하지만, 시트가 동일한 값으로 채워져 있고 또한 데이터가 일치하는 열 내의 오타나 고유한 값을 찾게 될 때가 있습니다.

예를 들어, 시트의 복사본을 만들었는데 누군가가 일부를 변경하는 게 염려될 경우라면 어떨 까요. 두 개의 시트 간에 어떤 것이든 차이점이 있는지 확인하는 것에 더 많은 관심이 간다면, 이 기능의 "Unique values(고유 값)" 옵션을 사용해 두 시트 사이의 새로운 값이나 변화를 찾을 수 있습니다.

생각하실 수 있는 것처럼, 빠르게 두 시트 사이의 차이를 확인하거나 또는 특정 시트의 내부의 중복이나 고유한 값을 찾는 것은 좋은 스프레드 시트 프로그램이라면 정말 가지고 있어야 하는 기능입니다. 에이블비츠는 구글 스프레드 시트로 이 기능을 가져 옵니다.

마음에 드는 또 다른 구글 드라이브 부가 기능은 확실히 매핑 시트(Mapping Sheets)입니다. 이 부가 기능을 사용하면, 스프레드 시트에 있을지 모르는 지리 데이터를 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다. 혹시 데이터의 위치를​​ 구글 지도에 빠르게 그릴 수 있는 쉬운 방법을 원하셨다면, 이게 바로 그 부가 기능입니다.

사용 하기가 굉장히 쉽습니다. 주소 목록과 다른 관련 데이터가 시트에 있는 지만 확인한 다음, 이 부가 기능을 실행하면 됩니다. 시트에 있는 어느 컬럼을 지도 생성에 사용할 것인지 묻는 선택 화면이 나타납니다.

선택해서 보내고 나면, 부가 기능이 그 모든 데이터의 유용한 시각화를 담은 지도를 바로 만들어 줍니다.

혹시 모든 구성원이 서로 다른 지역에 있는 팀이나, 전세계에 걸쳐 사무실이 있는 회사에서 일하고 계신가요? 많은 프로젝트에서 자주 문서 승인을 필요로 합니다. 그리고 이 과정은 상사가 누군가에게 안내서, 설명서, 혹은 다른 중요한 문서를 작성하도록 배정하고, 그리고 나서 맡은 사람이 검토와 승인을 위해 특정 날짜에 그 문서를 제출하는 것 만큼이나 간단합니다. 구글 드라이브에는 문서 승인 과정을 크게 단순화 하는 정말 사용하기 쉬운 구글 문서 도구 부가 기능인 워크 플로우(Workfolows)가 있습니다.

워크 플로우(작업 흐름)라고 불리는데, 그 이유는 이 부가 기능이 기본적으로 문서를 과정에 따라 수신자 모두에게 돌릴 수 있도록 해주기 때문입니다. 각 수신자는 초안을 수정하고 문서를 승인할 기회를 가집니다. 승인 작업 과정의 각 단계가 완료되면, 다음 단계를 위한 수신자가 문서로 이동해서 검토하거나 승인하도록 재촉하는 이메일을 받습니다.

승인 절차는 (필요한 경우) 몇 가지 메모를 작성한 후, "Approve(승인)" 또는 "Reject(거부)"버튼 중 하나를 클릭하는 것 만큼이나 간단 할 수 있습니다.

일단 승인되고 나면, 문서 작성자는 승인이 이뤄졌다는 사실을 통지 받습니다.

구글 문서 도구 자체에는, 워크 플로우가 승인 상태를 표시합니다. 혹시 승인해 줘야 할 사람이 여러 명 있는 경우, 지금까지 몇 명이 문서를 승인했는지 보여줄 겁니다.

예전에는, 사람들이 최종 버전에 서명해서 승인하도록 하기 위해 문서가 사무실 건물을 물리적으로 돌아 다녀야 했습니다. (혹은 메일을 통해서 말이지요) 그런데 이제 구글 문서 도구와 워크 플로우 부가 기능만 있으면 이 모든 과정을 디지털화 하고 눈 깜짝 할 사이에 이뤄낼 수 있습니다.

원격 협업이라면, 마지막으로 다룰 이 부가 기능도 세계 각국의 팀 구성원과 연락을 유지하는데 도움이 됩니다. 이 메신저(Messenger) 부가 기능은 구글 문서 도구에 직접 통합되는 의사 소통 도구입니다. 서로 함께 문서를 편집하면서, 이걸 사용해 정말로 쉽게 편집하는 사람과 채팅 하듯 실시간 대화를 나눌 수 있습니다.

혹시 사용 가능한 메신저가 없는 상태에서 다른 사람과 문서를 편집하려고 보면 실시간 대화 기능의 장점은 분명합니다. 결국 서로의 작업 결과를 실수로 덮어쓰거나, 동시에 같은 걸 입력하게 될지도 모르니 말이지요. 공동 작성은 매우 생산적인 활동이 될 수 있지만, 채팅이나 실시간 대화 기능 없이는 어려울 수 있습니다. 그래서 어떤 메신저 프로그램이나 별도의 프로그램을 설치할 필요 없이 바로 대화할 수 있도록, 구글 문서 도구는 기본적인 채팅 기능을 제공합니다.

그런데 이 부가 기능은 여기서 한발 더 나갑니다. 문서 변경 사항을 한 눈에 볼 수 있도록 누군가 문서를 수정하면 문장과 내역을 색으로 표시해 보여 줍니다 (녹색: 추가, 붉은색: 제거). 그리고 누가 문서를 읽었는지 알림을 보내 즉시 알 수 있도록 해줍니다. 실시간 대화 기능은 채팅이 가능할 뿐만 아니라, 상대가 오프라인이면 내용을 놓치지 않도록 메시지를 이메일로 보내 줍니다. 심지어 사진 등이 첨부된 링크를 메시지에 넣으면 미리 보기까지 보여 줍니다. 이모티콘으로 감정을 표현할 수도 있고 말이지요.

메일로 받은 메시지는 메일함 내에서 회신을 보내는 걸로 바로 작업 중인 상대에게 답문을 보낼 수 있습니다. 상대도 오프라인이라면 역시나 메일로 메시지가 전달됩니다. 이 모든 일이 외부 프로그램 설치 없이 웹 브라우저 내에서, 그리고 구글 드라이브 안에서 가능합니다.

이제, 이 부가 기능들에 대해 어떻게 생각하시나요? 이 구글 드라이브 부가 기능들 중 특히 유용해 보이는 부가 기능이 있나요? 다른 사람에게도 도움이 될 법한 다른 부가 기능을 사용하고 계신가요? 의견이 있으시면 아래 댓글이나 오에스 톡(OSTalk) 커뮤니티 게시판에 공유해 주세요!