"효율적으로 일을 하고 싶다면, 한 가지에 집중하십시오. 한 번에 여러 가지 일을 해서는 안됩니다"


이런 말을 들은 경험이 아마 최소한 한 번쯤은 있을 것입니다.주위에서 흔히 들을 수 있게 되는 조언 중 하나가 바로 저 이야기지요.


그런데 우리는 그 충고를 잊어 버리고, 어느새 인가 노트북을 열어 놓은 채로 TV 앞에서 점심을 먹거나, 트위터(Twitter)나 페이스북(Facebook)을 보면서 메일을 보내기도 하고, 심지어는 앞서 이야기한 일들도 모자라 Google+에서 채팅까지 동시에 하고 있기도 합니다.

 

과제, 계획 등으로 무언가 한가지에만 집중하는 것은 매우 어렵습니다. 도대체 왜 그런 것일까요?

 

 

사람들이 멀티 태스킹을 좋아하는 것은 기분이 좋아지기 때문

 


한 가지에 집중해야 할 때에, 여러 작업을 동시에 하는 이른바 “멀티 태스킹”을 하게 되는 것은 어째서 일까요? 한 연구에 따르면 (미 오하이오 주립대 연구 결과), 그 이유는 아주 간단한 것이었습니다.

(멀티 태스킹 습관이 있는 사람은) 그다지 생산적이라고는 말할 수 없습니다. 그들은 자신이 몰두하고 있는 작업에서 한층 더 정신적인 만족감을 얻었을 뿐입니다.

연구원인 젠 왕(Zhen Wang) 씨는 위와 같이 말합니다. 즉, 여러 가지를 동시에 수행하는 경우 엄청나게 효율적으로 일을 해내고 있는 것 같은 기분이 된다는 것입니다.

 

하지만 불행히도 현실의 결과는 그 정반대가 되고 있습니다. 멀티 태스킹 경향이 강한 학생은 기분만큼은 좋아질지도 모르지만 실제 성적은 멀티 태스킹 습관이 없는 학생보다 훨씬 낮았다고 합니다.

 

또한 이 연구에서는 다른 문제점도 밝혀 졌습니다. 많은 것을 동시에 해내고 있는 사람은, 옆에서 보면 매우 효율적으로 일하는 것처럼 보이기 때문에 주위 사람들이 "저렇게 되고 싶다"라고 생각해 버리게 되고 마는 것입니다. 이메일을 작성하면서 전화를 걸고, 틈틈이 블로그 기사까지 쓸 수 있는 사람을 실제로 보게 되면, 누구라도 "굉장해! 나도 저렇게 할 수 있었으면!"하고 생각하게 되는 것이지요.

 

즉, 우리는 완전히 무의식적으로 자신에게 강력한 압력을 주어, 많은 것을 동시에 하도록 만드는 것입니다.

 

 

멀티 태스킹 때 뇌에서 일어나는 일

 

흥미로운 것은 "인간의 뇌는 멀티 태스킹을 하도록 이루어져 있지는 않다"는 사실입니다. 점심을 먹으면서 페이스북(Facebook)의 채팅 창을 5개나 열고 여기에 더해서 메일까지 보내려고 해도, 뇌는 그 모든 활동에 동시에 집중하고 있는 것은 아닙니다.

 

멀티 태스킹 - 다중 작업을 할 때, 뇌는 영역을 나눕니다. 연구원은 이 영역을 "스포트라이트"라고 부르는데, 동시에 여러 일을 할 때 우리의 뇌는 식사, 편지 쓰기, 채팅 대화 같은 활동을 처리하는 각 영역을 필사적으로 전환하고 있는 것 뿐이라고 합니다. 한 작업을 처리했다가, 다른 작업을 처리하고, 다시 이전에 하던 일을 계속 처리하는 등… 여러 일을 동시에 하는 것이 아니라, 쉴새 없이 하나씩 번갈아 가면서 작업하고 있는 셈입니다.

 

아래 그림을 보면 다양한 활동을 처리하는 여러 영역을 뇌가 전환하고 있는 것을 알 수 있습니다. 즉, 여러분이 각 활동에 집중하는 것에 맞춰 몇 초 간격으로 전후의 영역을 왔다 갔다 하는 것입니다.

 


그런 가운데, 스탠포드(Stanford) 대학의 연구원인 클리포드 나스(Clifford Nass) 씨는 멀티 태스킹 습관을 수시로 계속 해나가면, ‘정보를 취사 선택하는 힘', '여러 작업을 빠르게 전환하는 능력', '작업 기억력'의 3가지 능력이 향상되는 것이 아닐까 하고 생각했습니다.

 

그런데 연구를 통해, 이러한 생각이 모두 잘못된 것이었음이 드러난 것입니다.

정말 놀랐습니다. 우리의 가설은 모두 뒤집어 엎어졌습니다. 멀티 태스킹 경향이 강한 사람은 '멀티 태스킹'이라는 행위에 수반되는 모든 능력이 뒤떨어 지게 됨이 밝혀 졌습니다.

이 연구로부터, 멀티 태스킹 경향이 강한 사람은 하나의 작업에 집중하는 사람들과 비교했을 때, 관련 정보의 취사 선택이 서툰 데다, 작업의 전환도 훨씬 어설픔을 알 수 있습니다.

 

멀티 태스킹이 매우 나쁜 영향을 미친다는 것은 이제 수많은 연구에서 나타나고 있습니다. 생산성이 떨어지며 정보를 취사 선택하는 능력도 저하 될 것입니다.

 

실제로 이 연구 결과를 읽기 전, 유사한 악영향을 실감했던 분이 계실 것입니다. 그래서 생산성을 되찾고 멀티 태스킹의 문제로부터 멀어지려면 어떻게 해야 할지 온라인으로 작업하는 경우를 중심으로 몇 가지 대책을 소개해 보도록 하겠습니다.

 

 

"작업 흐름 단일화"로 효율적인 인터넷 생활을

 

여기에서 소개한 것처럼 이 사실을 염두에 두고 있지 않다면, 자신도 모르는 사이 부지런히 멀티 태스킹에 몰두하게 될지도 모릅니다. 메일의 받은 편지함을 여러 개 열어 놓고, 그것과 병행하여 트위터와 페이스북, 끝내는 인스턴트 메신저까지 동시에 사용하고 있을지도 모르지요.

 

끊임 없이 ‘Alt + Tab'을 눌러 창을 전환하며, 무언가 놓치지는 않았는지 확인을 게을리하지 않는 분이 많은 것 같습니다. 창을 전환 할 때마다 자기 만족감은 상승할지 모르지만, 정리되는 일의 양은 오히려 줄어들게 될 것입니다. 두뇌도 일도, 많이 혼란스러워질 것이기 때입니다.

 

생산성을 높이기 위해서도, 이런 상태는 당장이라도 개선해야 하는 것이겠지요. 그래서 대 개혁 방법을 준비해 봤습니다. 확실하게 작업 흐름을 단일화 할 수 있도록 말이지요.

 

 

브라우저 탭은 하나만 열기

 


우선, "탭 하나만 열고 보기"라고 부를 수 있는 전략을 도입합니다. 업무 중에는 브라우저 탭을 하나 정도만 열기로 하는 것이지요. 이제 시작해서 진행해야 하는 가장 중요한 업무를 우선적으로 할 수 있게 될 것입니다.

 

좀 더 자세히 얘기해 보도록 하겠습니다. 지금 현재 동시에 진행해야 할 중요한 작업이 4개 있다고 생각해 보겠습니다. ‘고객 지원’ 편지함에 와있는 메일에 답장을 보내고, 사내 메신저로 담당자나 상급자에게 필요한 메시지를 보내며, 주간 보고서를 작성하고, 개인 메일함에 와있는 메일들을 처리해야 하는 것입니다.

 

앞서의 내용들을 생각하지 않는다면 그들 모두를 한꺼번에 열어 놓고 작업하게 되겠지만, 이제 지금부터는 하나씩 노력해 나갈 수 있습니다. 먼저 고객 지원 편지함 만을 열어 메일에 답장을 보냅니다. 다음으로 메시지를 보낼 필요가 있다면 메신저만 띄웁니다. 완료했다면 모든 창을 닫고 Word를 시작한 다음 보고서를 작성합니다. 그리고 마지막으로, 개인 메일의 받은 편지함을 확인한 다음 확인이 끝났다면 역시나 모두를 닫는 것이지요

 

이 작업을 수행하려면 다음과 같은 개선책이 필요할 것입니다.

 

 

매일 저녁 다음날을 계획하기

 


저는 전날 밤 자리에 앉아 다음날 처리하고 싶은 일을 나열해 보곤 합니다. 아마 여러분도 해본 적이 있을 것입니다. 할일 목록을 만드는 것 뿐이라면 어느 누구라도 할 수 있을 정도로 간단합니다. 하지만 할일 목록에는 약간의 문제가 있습니다. 만든다 하더라도 그대로 실행하기가 어렵다는 점이 바로 그 문제입니다.

 

그래서 조금 궁리해 봤습니다. 할일 목록을 그냥 적기만 하는 것이 아니라, 주변 사람과 간단히 브레인 스토밍을 할 수 있도록 한 것입니다. 사소한 것 같지만, 이것이 큰 차이를 낳습니다.

 

동료와 매일 저녁 자리에 앉아 다음날의 일에 대해 간단하게 확인 작업을 수행합니다. 그것 뿐인데도, 생산성 측면에서 볼 때 모든 것이 바뀌었습니다. 단순히 작업을 나열할 뿐만 아니라, 그 내용에 대해 잘 생각해 보고 동료에게 설명 할 수 밖에 없게 되었기 때문입니다.

 

"이러 이러한 아이디어가 떠올랐기 때문에, 이런 내용에 대해 이런 글을 쓰려고 생각하고 있다. 구성은 …와 같이 할 생각이다"처럼 생각을 전개하며 설명하는 것입니다. 이렇게 하려면 작업 하나 하나를 거치며 생각한 다음 동료에게 설명해야 겠지요.

 

할일 목록 자체는 동일하지만, 머릿속에서는 벌써 일을 절반 마친 것 같은 생각과 기분이 들었습니다. 다음날은 단지 목록을 확인하여 처리하기만 하면 됩니다.

 

할일 목록은 작성하지만 좀처럼 모두 정리할 수 없는 분은, 마찬가지로 가족이나 동료, 친구 등을 상대로 매일 저녁 10분 정도 브레인 스토밍을 해보지 않으시겠습니까. 서로의 일에 대해 해봐도 좋을 것입니다. 분명, 매일 저녁 얼굴을 맞대고 잠시 브레인 스토밍을 하는 것이 즐거워질 것입니다.

 

 

하루에 한 번은, 일의 자리를​​ 바꾸어 본다

 

이것이 바로 생산성을 향상시켜 단일 작업에 집중할 수 있도록 하는 방법 입니다. 익히 알려져 온 것입니다만, 쾌적하고 집중하기 쉬운 작업 공간을 가지는 것이 필수적이지요. 무언가 다른 일을 할 때도 마찬가지일 것입니다.

 

한 가지 일을 마치면 다음으로 넘어가기 전에 5분간의 휴식을 취하거나, 커피를 한 잔 하거나 하며 다시 집중력을 높이려고 하지만 그렇게 잘되지 만은 않을 것입니다. 노트북을 5분간 닫거나 혹은 책상에서 떨어져 있어 봐도 역시 안될지도 모릅니다. 이 때 기분 전환에 필요한 것은 물리적으로 다른 장소로 이동하는 것이기 때문입니다.

 

재택 근무나 비교적 이동이 자유로운 일을 하고 있다면, 오전만큼은 집을 떠나서 일을 하는 것이 좋을지도 모릅니다. 커피 전문점이나 문고, 서점에서 별도로 제공하는 책 읽는 공간에서 일을 하는 등 갈만한 곳을 많이 만들어 두는 것도 좋겠지요.

 

물론, 직장 환경에 따라 이동할 수 없는 경우도 있습니다. 그 대안으로 매우 독특한 아이디어를 새로 만들어 낸 기업도 있기에, 참고로 보는 것은 어떨까요.

 


미국 컴퓨터 게임 개발사인 'Valve'사는 일명 the Bossless company (상사가 없는 회사)라고 불리고 있습니다. 사원 전원이 작은 바퀴가 달린 책상을 가지고 있기 때문에, 원할 경우 일하는 장소, 위치를​​ 바꿀 수 있게 되어 있다고 합니다.

 

 

마지막으로 하나 더: 음악을 들으면서 일을 하는 것은 멀티 태스킹이 아니다

 

생산성 향상을 위해 음악을 들으면서 일을 하지는 말자’ 라고 생각하고 있는 분들은 이제 안심하셔도 좋을 것 같습니다. 그럴 필요가 없기 때문 입니다. 앞서 언급했던 클리포드(Clifford) 씨는 이렇게 말합니다.

음악의 경우는 조금 사정이 다릅니다. 뇌는 음악을 듣기 위한 다른 부위가 있기 때문에, 일을 하면서 음악을 들어도 문제가 없습니다.


저는 여러분이 일을 하거나 혹은 온라인에서 무언가를 할 때 멀티 태스킹을 어떻게 하시는지 정말 궁금합니다. 웹에서 원하는 것을 찾을 때, (포털의 인터넷 신문 기사나 신변잡기 글, 혹은 광고처럼) 집중을 방해하고 주의를 분산시키는 요소들로부터 자신을 지키는 특별한 방법, 노하우를 알고 계신가요? 하나의 작업에 집중하지 못하고 여러 작업을 오가면서 동시에 하는 '다중 작업, 멀티 태스킹'을 멀리 하기 위해 어떻게 하고 계신지요? 혹시 의견이 있으신 분은 댓글로 남겨 주셨으면 합니다. 많은 의견 부탁드리겠습니다.


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