작업을 더 효율적으로? - 간단한 오피스 2013(+2010) 사용 비결 9가지!

혹시 다음에 마이크로소프트(MS) 오피스를 사용할 일이 있으면, 이 방법들을 한 번 시험해 보세요. 사소해 보이지만 큰 차이를 만드는 비결로 생산성을 올리는 거죠.

사실 MS 오피스를 보다 더 효율적으로 사용하는 건 그리 어려운 일만은 아닙니다. 단축키 하나만 알아도 효율성이 올라가는 것처럼, 평소 신경 쓰지 않던 방법을 하나 시험해 보는 것 만으로 새로운 능력을 얻을 수 있습니다.

원산지가 레드먼드인 이 오피스는 다른 모든 오피스 프로그램 보다 영향력이 있고 강력합니다. MS 오피스 사용 능력은 여전히 많은 회사에서 찾는 가장 표준적인 실력입니다. 이번 기회에 이 간단한 오피스 2013 사용 요령 9가지!를 여러분의 것으로 만드시고, 커피를 마시며 더 많은 자유 시간을 누려보세요.

이제 더 이상 문서 파일을 복사해서 사본을 만들려고 서두르지 않아도 됩니다.

오피스 문서의 사본을 만드는 이 메뉴는 간과하기 쉽습니다. 하지만, 원본에 영향을 주지 않은 채 사본에서 작업하고 싶다면, 감춰진 이 기능이 시간을 대폭 아껴줍니다. 오피스 2013(Office 2013)은 "파일 – 열기 – 최근 문서"로, 오피스 2010(Office 2010)은 "파일 – 최근에 사용한 항목 – 최근 문서"로 이동해 보세요. 최근에 문서를 열어본 적이 있다면, 파일 이름이 표시될 겁니다. 파일 이름 위에서 마우스 오른쪽 클릭한 뒤 "복사본 열기"를 선택해 보세요. 이제 모든 수정과 편집은 그 사본에서 이뤄집니다. 작업을 마쳤다면, 원하는 장소에 저장하면 되겠죠.

이 작은 변화가 시간을 아껴줍니다. 탐색기로 일일이 파일 위치로 찾아 들어간 뒤, 직접 사본을 만드는 수고를 덜 수 있으니 말이지요.

중요한 문서를 작업하고 있었는데, 외출해야 할 상황이 다가왔나요?

MS 계정으로 오피스 문서를 온라인에 저장해 보세요. MS는 워드, 엑셀, 원노트, 파워포인트의 온라인 버전을 제공하고 있습니다. 워드, 엑셀, 파워포인트 온라인 모두 저장 직전의 마지막 작업 위치도 함께 보존합니다. 글자, 셀, 슬라이드 단위로 말이죠. 주 컴퓨터에서 떨어져서 다른 기기에서 작업할 때, 마지막으로 작업하던 바로 그 위치에서 시작해 보세요. 오피스 모바일 앱을 통해서도 작업을 계속 이어갈 수 있습니다.

몸과 마음을 편안하게 해보세요. 음.. 순간 무언가 싫은 감정이 들었다면, 작업을 시작하기 전 해볼 수 있는 일 중 하나죠.

오피스 2013은 터치 환경이 마련된 컴퓨터에서 손가락으로 작업할 때도 생산성을 높일 수 있도록 설계되어 있습니다. 리본 메뉴는 재구성됐고, 좀 더 실용적입니다. 오피스 2013을 사용해 볼까 하고 아직 고민 중이셨다면, 이걸 한 번 확인해 보세요 (생각해 보니, 어느새 나온 지 1년이 넘었네요). "보기 – 읽기 모드" 기능을 말이죠. 주의를 분산시키는 다른 요소 없이 이전 보다 한층 더 글에 집중할 수 있어 정말 마음에 들었습니다.

읽기 모드로 들어가면 전체 화면에 맞게 문서의 크기를 자동으로 변경한 뒤, 방해 요소를 완전히 제거해 줍니다. "보기"를 클릭하면 이 모드를 필요에 맞게끔 바꿀 수 있는 선택지가 표시됩니다. 예를 들면, "페이지 색" 부분에서 눈에 더 편한 색을 고를 수 있습니다. 좀 더 글에 집중할 수 있도록 최소화, 최대화, 닫기 버튼의 왼쪽 옆에 있는 "읽기 도구 모음 자동 숨기기" 버튼을 클릭해 위의 메뉴 바도 제거할 수 있습니다. 오피스 2010에서는 "보기 – 전체 화면 읽기"를 클릭하면 읽기 모드로 들어갑니다. 역시나 방해 요소 없이 글을 읽을 수 있지만, 오피스 2013에서 사용할 수 있는 페이지 색상 등의 기능이 빠져 있습니다.

키보드를 적게 누르고도 더 빨리 할 수 있는 방법이 있습니다.

워드 문서 내에서 잘라내기 – 붙여 넣기(Ctrl+X, Ctrl+V키)를 사용해 글자를 페이지의 한 장소에서 다른 페이지로 옮기는 것도 괜찮습니다. 하지만, 이 방법도 한 번 시도해 보세요. 원하는 문장을 하나 선택한 다음, F2 키를 누르는 거죠. 화면 아래쪽의 상태 표시줄에 '대상'이라는 메시지와 함께 어디로 옮길 것인지 묻는 게 보이실 겁니다. 이제 선택한 글자를 옮기고자 위치로 커서를 이동시켜 보세요. 엔터 키를 누르면 선택된 글자가 이동합니다. 이 기능은 이전 버전의 오피스에서도 활용할 수 있습니다.

윈도우 8에서 훨씬 더 향상된 접근성 도구를 사용해 보세요.

오피스 프로그램을 사용할 때, 화면을 읽어주는 내장 프로그램(내레이터)의 도움을 받을 수 있습니다. 내레이터가 워드 문서, 파워포인트 슬라이드, 엑셀 스프레드 시트, 원노트 노트북, 혹은 아웃룩 이메일을 읽게 하는 거죠. 마이크로소프트(MS) 지원 페이지에서는 단축키에 익숙해지라고 권하고 있습니다. 화면의 내용을 읽게 하면, 파워포인트 슬라이드나 워드 문서의 의견과 메모를 모두 녹음할 수 있습니다. 시간이 촉박하다면, 내레이터를 사용해 아웃룩 이메일이나 워드 문서를 큰 소리로 읽게 해보세요.

MS 오피스 2013과 2010 모두 소리 내어 읽어 주는 기능이 포함된 미니 번역기가 있습니다. 선택한 외국어 문장의 번역을 보여 주고, 원할 경우 발음을 들을 수도 있는 셈이죠. "검토 – 번역 – 미니 번역기"를 클릭합니다. 이제, 외국어 문장을 선택한 다음, 그 위에 마우스를 올립니다. 작은 공간에 번역이 뜨죠. 그 아래에 있는 초록색 "재생" 버튼을 눌러보세요.

다른 누군가와 함께 힘을 합쳐 작업하는 것이 효율성을 높이는 지름길이죠.

방금 이야기한 협업이 변경 및 추적 기능 사용을 이야기한 것은 아닙니다. 사실, MS 오피스 2013은 MS 계정을 기반으로 해서 워드와 파워포인트를 위한 새로운 협업 기능을 도입했습니다. 오피스 프레젠테이션 서비스를 사용하면, 참여하는 다른 사람이 손에 오피스를 가지고 있지 않아도 됩니다. 오피스 웹 앱을 통해 웹 브라우저에서 작업을 진행할 수 있습니다. 아래 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 작업한 문서를 열고 "파일 – 공유 – 온라인 프레젠테이션"을 눌러 공유를 시작할 수 있습니다. 화면 오른쪽의 "온라인 프레젠테이션" 버튼을 클릭해 보세요.

앞의 단계를 거치고 나면 공유 링크가 만들어 집니다. 스카이프, 이메일, 혹은 다른 방법을 통해 링크를 보내면 되겠지요. 프레젠테이션을 시작하고 나면, 참여자는 공유된 링크를 클릭한 뒤 웹 브라우저에서 볼 수 있습니다. 메모를 공유해서 팀 구성원이 같이 문서를 따라가며 보게 할 수 있습니다. 각자 독립적으로 프레젠테이션을 볼 수도 있습니다. 발표자는 아래와 같은 별도의 메뉴 바에서 프레젠테이션을 제어할 수 있습니다.

위키 백과 공식 앱은 종합적인 자료를 신속하게 찾을 수 있는 자료의 보고입니다. 원하는 내용을 바로 찾아볼 수 있게 해주죠. 

워드 안에서 이런 위키 백과 앱을 사용해 볼까요. "삽입 – Office용 앱 – Wikipedia"로 이동해 보세요. Office용 앱 검색 창에서 Wikipedia를 찾으시면 나올 겁니다. 이 앱은 위키 백과 자료에 있는 내용의 일부나 이미지를 글에 삽입할 수 있도록 해주기도 합니다. 원하는 사진이나 이미지 위에 마우스 포인터를 올려 보세요. 플러스 삽입 기호를 클릭하면 워드 문서의 본문에 넣을 수 있습니다. 삽입과 동시에 출처 링크도 자동으로 들어갑니다. 영문 위키만 지원하긴 하지만, 저작권 걱정 없이 자료에 대한 이미지를 찾아 넣기에 좋습니다.

문서에서 특정 단어를 선택하기만 하면 바로 사이드 바에 그에 대한 위키 문서를 보여주기도 합니다. 좋은 기능이죠.

숫자가 별로 달갑지 않게 느껴질 때 필요한 기능이죠.

복잡한 숫자를 분석해야 할 때면 뇌가 정지하는 것처럼 느껴지는 경우가 있지요. 엑셀에 있는 실시간 차트 기능의 도움을 얻으면, 자료에 다양한 색상의 차트를 순식간에 입혀줄 수 있습니다. 더 오래된 엑셀 버전에서는 차트를 넣는 게 어려운 작업 중 하나였습니다. 차트를 만드는데 드는 시간 때문이기도 했지만, 무엇 보다 "자료에 맞는 알맞은 차트 형태"를 고르는 게 그랬습니다. 엑셀 2013에서는 실시간 차트를 클릭하는 것 만으로 간단하게 넣을 수 있습니다. 엑셀은 자료에 근거해서 특별한 계산 방식을 거쳐 사용할 수 있는 차트 형태를 보여줍니다.

차트로 만들 자료를 선택한 다음, "삽입 – 추천 차트"를 클릭해서 엑셀이 자료에 어울린다고 판단한 선, 막대, 파이 차트 등의 선택지를 볼 수 있습니다. 각각의 차트를 클릭해 자료가 어떻게 보일지 미리 볼 수 있습니다. 어울리는 차트를 고르고 나면, 엑셀이 화면에 어울리는 스타일, 색상, 차트 자료와 함께 차트를 시트에 삽입합니다.

이 점은 참고해 주세요: 모든 차트 형태가 추천되는 것은 아닙니다. 특화된 차트 형태는 리본 메뉴의 차트 버튼에서 넣을 수 있습니다.

PDF 파일을 워드 문서처럼 열어 편집해 보세요.

PDF 파일이 지닌 최대 장점 중 하나가 기본적으로는 수정할 수 없다는 점이지요. 원본을 유지하고 보관하기 좋습니다. 그런데 원하는 정보를 가져와야 할 때면 번거로운 것도 사실입니다. PDF 파일을 효과적으로 활용할 수 있게 해주는 프로그램이 이미 나와있지만, 그렇다고 해서 MS 워드 2013의 PDF 재배치 기능을 간과하지는 마세요 (분명 활용하신 적이 거의 없을 것이라 생각합니다). 이 기능은 간단히 말해서 워드 2013으로 PDF 파일을 열었을 때 마치 일반적인 워드 문서인 것처럼 열리게 해줍니다. 특별히 많은 수고를 들이지 않고도 내용을 재사용할 수 있습니다.

워드는 PDF 파일의 사본을 만든 다음, 마치 평소 "파일 – 열기"를 통해 열던 문서처럼 일반적인 문서 형태로 열어줍니다. 한 마디로, PDF 파일의 사본을 워드 문서로 변환해서 여는 것이죠. 어떤 수정을 가해도 원래 PDF 파일은 전혀 영향을 받지 않습니다. 변환이 항상 완벽한 건 아니지만, 정말 간편한 기능입니다.

아래 영상이 이 과정을 짤막하게 보여줍니다.

MS 공식 블로그(영문)에서는 내부 과정에 대해 설명한 다음 아래와 같이 이야기합니다.

PDF 리플로우(재배치) 기능은 윈도우 8의 리더 같은 기존의 PDF 뷰어를 대체하는 것이 목적이 아니라 컨텐츠에 접근할 새로운 차원의 방법을 제공하는 변환기에 가깝습니다.

MS 오피스는 여덟 가지 버전을 거치면서 인도 인구 수에 맞먹는 사용자 층이 형성됐습니다. 더욱 종이 없는 삶으로 이끄는 것 만으로 모두의 생산성에 기여한 바가 있다고 해도 과언이 아니죠. 오피스에서 사용 비결 9가지는 전 컴퓨터 역사의 3초와도 같아 보입니다. 이후에도 더 많은 내용을 다듬고 골라내서 전하겠습니다.

지금은 오피스 사용의 효율성을 높이기 위해 여러분이 즐겨 사용하는 비결을 알려주실 차례입니다. 그 비결은 많은 사람이 모르는 단축키 속에 있나요? 혹은 그것도 아니라면 어떤 작업을 할 때 활용할 수 있는 비결에 있나요? 아래 댓글로 알려주세요.